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excel怎么做表格打印设置视频

在Excel中制作表格并设置打印的步骤详解

制作表格、设置打印区域、调整页面布局、添加页眉页脚、预览打印效果、打印设置导出

在Excel中制作表格和设置打印是每个办公人员需要掌握的重要技能。本文将详细介绍如何在Excel中制作表格并进行打印设置，确保打印效果符合预期。

一、制作表格

创建新工作表

打开Excel，点击“新建”按钮，选择一个空白工作表。

输入数据

在新建的工作表中输入数据，确保数据逻辑清晰并且排列整齐。例如，可以输入员工的姓名、职位、工资等信息。

应用表格样式

选中包含数据的单元格区域，点击“插入”选项卡中的“表格”按钮。在弹出的对话框中确认选中的单元格区域是否正确，勾选“表包含标题”选项，点击“确定”。这样可以将数据转换为表格，并自动应用默认的表格样式。

自定义表格样式

在“表格工具”的“设计”选项卡中，可以选择不同的表格样式，也可以手动调整字体、背景颜色等。

二、设置打印区域

选定打印区域

选中需要打印的单元格区域，点击“页面布局”选项卡中的“打印区域”按钮，选择“设置打印区域”。这样可以确保只有选中的部分会被打印。

调整列宽和行高

为了确保打印效果，可以根据需要调整列宽和行高。选中需要调整的列或行，在列标或行标上右键点击，选择“列宽”或“行高”，输入合适的数值。

三、调整页面布局

页面方向

在“页面布局”选项卡中，点击“方向”按钮，可以选择纵向或横向打印。根据表格的宽度选择合适的页面方向。

纸张大小

点击“纸张大小”按钮，可以选择不同的纸张尺寸，如A4、A3等。根据需要选择合适的纸张大小。

页边距

点击“页边距”按钮，可以选择预设的页边距，也可以点击“自定义页边距”进行手动调整。确保表格在打印时不会因为页边距过大而被截断。

四、添加页眉页脚

打开页眉页脚设置

在“插入”选项卡中，点击“页眉”或“页脚”按钮，可以选择预设的页眉页脚样式，也可以点击“编辑页眉”或“编辑页脚”进行自定义。

添加页码

在页眉页脚编辑模式下，可以点击“页码”按钮，选择页码的位置和格式。页码可以帮助在多页打印时进行页面管理。

添加其他信息

在页眉页脚中，还可以添加公司名称、日期、文件标题等信息。可以通过点击“文档信息”按钮选择相关内容。

五、预览打印效果

打印预览

在“文件”选项卡中，点击“打印”按钮，可以进入打印预览界面。在这里可以预览表格的打印效果，确保所有内容都在打印范围内。

调整缩放比例

在打印预览界面，可以调整缩放比例，使表格内容适应纸张大小。可以选择“调整为一页宽”和“调整为一页高”，这样可以确保表格在一页内打印完成。

六、打印设置导出

打印设置

在打印预览界面，点击“打印机”下拉菜单，选择合适的打印机。如果需要，可以点击“打印机属性”按钮，调整打印质量、纸张类型等设置。

导出为PDF

如果需要将表格导出为PDF文件，可以在“打印机”下拉菜单中选择“Microsoft Print to PDF”或其他PDF打印机选项，点击“打印”按钮，选择保存位置和文件名，点击“保存”。

实际打印

确认所有设置无误后，点击“打印”按钮，开始实际打印操作。确保打印机正常工作，并检查打印效果是否符合预期。

七、进阶技巧

使用分页符

在“页面布局”选项卡中，点击“分页符”按钮，可以手动插入分页符，控制表格的分页位置，确保打印效果更加美观。

重复打印标题行

如果表格跨越多页，可以在“页面布局”选项卡中，点击“打印标题”按钮，在“顶端标题行”中选择需要重复打印的标题行。这样可以在每页的顶部打印标题行，方便阅读。

条件格式

为了使打印的表格更加美观，可以使用条件格式对数据进行高亮显示。选中数据区域，点击“开始”选项卡中的“条件格式”按钮，选择合适的规则进行设置。

通过以上步骤，可以在Excel中制作美观的表格并进行打印设置，确保打印效果符合预期。掌握这些技巧，可以提高工作效率，使办公更加轻松。